做事細節全書 第七章 做事要重視效率

在今天，競爭日益激烈的社會裡，誰能夠大幅度地提高自己做事的效率，誰就能在最短的時間內，成功地登上事業的頂峰，誰就有可能成為真正的成功者，因此，我們應當試著提高自己的做事的效率，讓生命更有價值。

高效率意味著你要專心

人一般都是需要一個清靜的環境來專心做事的。“不專心”是效率的大敵，相信每個人都有這樣的經驗：當你麵臨生活上一些比較嚴重的問題或是挫折時，你會覺得滿腦子都“亂鬨哄”，無法集中精神，甚至你可能在辦公桌前發一早上的呆而大腦還不曾轉過彎來，也做不出原本10分鐘就可以完成的工作。

美國的一位教育心理學專家曾發表一篇調查報告，指出美國在校大學生在上課的時間裡，真正“能聽進去也能聽懂”的時間隻有前麵20～30分鐘，其他時間，腦子裡都裝滿了和課堂無關的東西。也就是說，每堂課有一半以上的時間被白白浪費掉了。而學生們回家後，還必須花上兩至三倍的時間來研讀深奧難懂的課文。這在效率學上來看，實在不是什麼明智的做法。

不過說得簡單，要真正做起來又好像不是那麼容易!可以這樣做試試：先從簡單的開始，或者先從自己感興趣的事著手。當你覺得心情平靜了之後，也不會去想那些令人煩惱的事時，就可以開始著手處理比較困難的事務了。這樣你的效率還會不高嗎

在辦公室裡還是為自己創造一個簡單的工作環境，把一切不必要的東西都撤走。包括小說、雜誌、cd、零食……隻允許必要的檔案、工具留在桌麵。這樣一來，做起事就不會走神，不會東瞧西看，很專心，效率自然就提高了。

效率意味著你要總比彆人先走一步

人們在處理很多事的時候，最好能具備“高機動性”。也就是說，我們的行動比彆人預測的還要早，做好萬全準備，再全力以赴地完成它。

很多人都瞭解機動性的重要，但卻很少有人能夠真正去實踐。常聽人說：“我也知道要多看書，增加自己的見聞，可是我太忙了，實在抽不出時間來。”或者是說：“我一直想把英文學好，但不知道該到哪兒去上課”其實這些都是被動型人的觀點。一個主動型的人，他會想辦法擠出時間來看他想看的書，學他想學的東西，而不會先替自己找好藉口來逃避。

這樣你要提高自己的效率就要努力克服自己的惰性，既然你的反應比較慢，那就讓你時刻呈現在你搶跑的狀態中。這是一個很好很有用的方法，因為一旦你的進度比彆人超前了，而且還能夠保持在領先的位置，你就會產生一種成就感，總想要一直跑在彆人前麵。當然，這也要有點小小的代價，當彆人都在休息時，你也不能鬆懈，要不斷地努力。

找一個（或者是一群）工作都很出色的朋友或同事，經常和他們在一起，也就是接受他們的潛移默化，講坦白一點就是請他們逼你，給你施壓，讓你因為要承受他們的壓力而不得不對你的工作熱情一點。這就是競爭產出動力的道理。

運用本身的責任感來促成積極主動的工作觀。比如說，對一個愛睡懶覺的人就委以他叫醒彆人的責任，這樣他必須每天準時起床打電話叫醒每個人，否則會影響大家的正常工作。處理公事也是一樣，你可以狠狠心找份最重要的工作來做。然後為了不讓大家對你失望，你就會強迫自己圓滿地完成它，之後，那股滿足的成就感就會成為你努力不懈的動力，對你以後的工作大有幫助。

在失去動力，效率下降的時候，你不妨想象一個努力之後會有什麼樣的成果，可以成為自己積極工作的原動力。就像當年費雯麗主動爭取出演“亂世佳人”，進而一躍成為國際知名的巨星一樣，如果結果冇有像你想象得那麼讓你滿足的話，你也可以設定一個獎勵自己的製度，設法收買自己，以達成目標。

效率意味著你要有決心

任何一種堅定的決心，都應該是從你對人生的不滿開始。因為一旦你對人生冇有目標，你也就不會采取任何行動。不采取行動，自然什麼事也不會發生，即使吃飯這麼一個簡單的動作，同樣也需要行動的意誌。所以，可彆終日無所事事，對要做的事總下不了決心而白活了一生。

由於有了渴望的動力，你會達到某些期望中的目的。渴望的力量與決心會鼓勵你運用意誌采取行動，像一頭向前衝的公牛。

在成功的雙元性質裡麵，有著妥協與奮鬥的兩種力量。汩汩不停的河流最能具體地表現出這種特性，它與地理形勢妥協，一路上涓涓不息地向前奔流，努力地達到它與大海彙合的終極目的。這兩種特性永遠相輔相成，取得平衡。

河流無時無刻不在流動，當它迫不急待地向前衝刺時，還需傾全力摧毀擋路的岩石，於是河流自己排定了下功夫的先後次序。奔流入海是它的首要目標，搬岩移石則是第二個目的，在它達到首要的目標前，也絕不忽略次要的目的。

當一個人竭儘全力謀求成就時，除了務必常保持勤奮外，更重要的同時也要具備適合自己腳步的節奏和韻律。

“決心”是引導人們走向成功的重要因素。有了明確的目標、周密的計劃以後，就坐在家裡等著成功從天而降，那是做白日夢。你要自己參與全程行動，並且在遇到挫折時要進一步加強自己的意誌力，堅守既定目標，絕不能半途而廢，這樣即使最後並冇有達到目標，但在人生的路上也算是一種成功。

如果你擔心經常會因忘記自己所確定的目標而偷懶的話，那就把它貼在你時常會看見的地方吧!冇必要貼得到處都是，隻要能起到警醒的作用就夠了。它們能幫你時刻牢記自己應該做什麼。

就像一支軍隊，在出去打仗之前會大聲高呼以鼓舞士氣。如果有時你覺得意誌力有點薄弱，精神不太集中的話，不妨用堅定的語調為自己加油打氣。

當你猶豫不絕的時候，不妨破釜沉舟背水一戰。

也就是因為你冇有給自己留太多的後路，所以你必須百分之百全力以赴。如果你的意誌力並不是十分堅定的話，也不妨考慮試試用這種方法考驗自己。

藉助彆人的力量來鞭策自己要堅守決心。

比如說一生性懶散的人，當他想要成就一番事業，可是卻不相信自己有決心做到時，他可以強迫自己去和一些勤奮向上的人進行切磋，借他們的精神來逼迫自己改掉懶散的缺點。

除了要有決心毅力以外，還必須有主見。人們都清楚“人雲亦雲”的力量，經常會聽到彆人說：“那麼賣勁做什麼又不會多發一點工資!”初聽也無所謂，聽多了就會覺得此話也蠻有道理的，工作在不知不覺中就放慢了腳步，工作效率也就降低了。其實說這種話的人，本身工作效率肯定不高，否則怎麼會有時間去管彆人的閒事呢況且在工作所學到的知識與經驗，就成了你個人的智慧財產，並不能靠金錢來衡量。如果今天的努力可以達到明天的成功，這不是最有效率的結果嗎

高效率意味著好心情

人們在處理工作時，經常覺得既然開始做了，就要“貫徹始終”，否則就不夠善始善終。其實這是要依情況而定的。如果你一直對這件事情很有興趣，自然不會中途而廢，不過如果你一開始做時就覺得心煩氣躁，那你就應該考慮換另一件“重要且該做”的事做，通過調節心情來調整進度。

有一個美國朋友，看書的時候從來不固定在同一個地方，有時在書房，有時陽光比較好就在日光浴室或是在後院的涼棚架下、附近的公園裡，甚至開車到海邊咖啡館去讀書。但他絕不在學校餐廳或圖書館讀書，因為他不喜歡那種氣氛。他這樣說：“餐廳裡人多又吵，還會經常碰到朋友。圖書館給我的感覺是睡覺的地方，太安靜了，我一進去就開始神誌不清，怎麼能專心讀書”

由此可見，好心情可以帶好高效率。那麼就去嘗試找尋自己的好心情。

試著把你所要做的事列在一張表上，當你一件事做不下去時，可以從表上找出下一件要做的事，先去做它，完成之後再回去做原先的事情。如果你覺得冇有一件事可以靜下心去做的話，你大概需要放個假調整一下了。

再就把四周的工作環境重新佈置一下，增加一點新鮮感，就會有搬新家的心情。或者也可以把平日一成不變的工作時刻表改動一下。比如，把午餐時間推遲一小時，這樣就可以不必和大家擠破頭地搶飯吃；而且這一個小時也是辦公室最安靜的時候，冇有電話也冇有客戶等你談話，可以安安靜靜地做自己想做的工作。

如果一項工作已不能引起你的興趣，但你又必須在有限的時間內完成它，這時候，你必須先讓煩躁的心情平靜下來，想想工作完成後的好處，你所要達到的真正的目標是什麼，並想象目標達成時的喜悅，然後你再重新正視問題，開始工作（這點很重要，你不能一直帶著一臉的傻笑不做事），用平和的心情做完它。慢慢地你會發現，其實工作情緒不是那麼難控製的。

很多人忙忙碌碌地過了一輩子，卻從來都不曾從工作中獲得樂趣。他們總認為是為了賺錢纔不得不捧著這個飯碗。更有人甚至按照四季變遷換工作，他們不清楚自己到底要得到的是什麼。

要保持高效率的工作水準，最重要的一點就是學會怎樣在工作中尋找樂趣。首先，你必須要找到適合你自己個性及興趣的工作來做。就像讓一個不愛講話的人去做老師或推銷員，可能會害他咬破舌頭；而讓一個腦筋靈活的人去做千篇一律、一成不變的錄入員，用不了3個月他就要“發狂”了!

找到適合自己的工作後，接著就要思考：自己人生的大目標是什麼，為什麼要做這份工作，自己想從中獲得的又是什麼。尋找工作的意義，也就是尋找一種生活的信念，升級到信唸的高度就會給自己一種崇敬工作的心情。

再好聽的歌，唱上一百遍也會有點煩；更何況是每天要麵對的八小時工作，那麼就嘗試著提高自己的士氣。

努力在辦公室裡建立良好的人際關係，免得大家在一起工作時“相看兩相厭”，影響工作的興趣及效率。

試著看看能否在工作當中找到一些能引起自己（或彆人）發笑的事物。凡事不要太嚴肅，要儘力保持樂觀開朗的心情。有時講講笑話也是很不錯的辦法，但不能太貪心，凡事適可而止。

有了好心情效率也就上去了。有些人很清楚自己想要的是什麼，例如，有人是為了想改善經濟狀況而工作的，因此“賺錢”對他而言是最重要的事，有人是為了累積經驗而選擇這份工作，因而“學習”纔是他的主要目標。當你對一件事情一心想要做成時，你做起事來就會很快。有了好心情，效率也就上去了。

高效率意味著思維的靈活

其實要保持工作的高效率，就必須保持頭腦的正常運轉，思維的靈話。比如說，工作之餘可以看看“腦筋急轉彎”（雖然那些答案通常都是傻傻的），多思考一些人生哲理和未來計劃，或者看完一部電影後，和朋友討論、分析它的優缺點。重點是，要經常用腦進行積極思考，並訓練自己對周圍事物的敏感度。

靈活的頭腦有助於記憶力的增長，而記憶力又是工作效率不斷提高的可靠保障。雖然有很多事情可以記在備忘錄上，但是如果每天都要花很多時間填寫、檢視備忘錄的話，也不是很有效率的做法，因此，還要靠自己的頭腦比較經濟實惠。

問問看，弄清楚自己的左腦與右腦哪一邊比較常用或是比較發達。一般來說，左腦發達的人通常在數理或分析能力方麵較強；而右腦發達的人則是對美術、藝術等感性的東西敏感度更高。

經常使用左腦的人，要多做一些鍛鍊右腦的運動。例如多聽聽音樂、多看一些展覽、多做一些趣味性的活動。隻要能“極儘感性之能事”，就可以調節一下自己過去理性的生活。

而對於已經頗具藝術感的人來說，右腦已經練得差不多了，應該著重對左腦做一些有建設性的訓練。例如儘量多用心算，少用計算器；多閱讀，多對事情做理性的分析、判斷。

還有一些小小的運動也可以在日常生活中起到鍛鍊腦部的作用。比方說，一個左腦發達的人在下班時可以坐在公交車左邊的座位，然後試著用左眼去看窗外的事物，藉以鍛鍊自己的右腦。

隨時為自己的左手創造鍛鍊機會。因為大部分的人經常使用右手，這樣，右腦所管轄的左手運動量就大大地減少了，因此，習慣性地使用自己左手是一種很好的開發右腦的方法。

除此以外，還可以練習用左手做一些簡單的事，像拿杯子喝水、換電視頻道、撥電話號碼等。

無論如何，多做運動總冇有什麼壞處，又可以達到“頭腦不簡單，四肢很發達”的效果，何樂而不為呢

記憶力也是可以通過加強訓練而提高的。

比如說，你同時有三件事要辦，雖然這三件事本身毫無任何聯絡，但是如果你以這三件事的辦理地點連成一個路線圖來記憶，可能就會簡單得多。

從小到大，人們都是被訓練成一個死記硬背的人，而忽略了可以激發創造力的右腦的開發。所以，有機會要努力嘗試做一個“印象派”的人，儘量用“畫麵”來代替文字記憶。

用“畫麵印象”的方法來記憶東西，不但可以激發右腦潛能，啟發人的創造力，還可以增強記憶力，節省時間，實在是提高效率的好方法。

高效率意味著進退有度

完美主義是很多人都容易犯的一個毛病，像這樣的人總是認為事情要做到滿分纔是高效率的表現，但事實上剛好相反。有時候太專注於一個“點”，往往會犧牲掉整個“麵”。如果用3小時可以把一件事做到滿分，但也可以利用這麼多時間去做三件隻值75分的事，你會選擇哪一樣

如果你是個講究效率的人，你應該選擇後者。當然，在一開始的時候，你會覺得很不適應這種做法，但隻要想想，拿三件事抵一件事，聽起來還是頗具成熟感的。當然，不能一概而論，尺度要靠自己把握。

試著不要為自己預留太充裕的時間去完成一件事，最好維持在那種“吃不飽又餓不死”的憂患意識當中，這樣你就不會有太多的閒時管閒事。當然，也不能把時間排得太緊太滿，否則很容易因為工作壓力過大而危險身心健康。

不要總是拿自己和那些出色者做比較，他們雖然在業績上比你強，但不見得樣樣都比你強!每個人都有自己的優點，要量力而行。假如你把時間都浪費在你無法取勝的事情或無法擊敗的對手上，你失掉了的東西會更多。

儘量多找一些自己所不擅長的事情來做，多感受一些挫折感。挫折感不但可以幫助你成長進步，還可以提醒你：“自己既然不是如此完美，追求它又有何意義”當然，如果你很不謙虛地認為自己是十項全能的話，就更不需要再追求完美了，不是嗎

效率中的自信原則

缺乏自信常常是性格軟弱和事業不能成功的主要原因。冇有自信的人會經常陷在自我否定的圈子裡，認為這事自己乾不了，那件事自己不可能做得更好等，影響了效率。

許多人以為，信心的有無是天生的、不變的。事實上並非如此。童年時代招人喜愛的孩子，從小就感覺到自己善良、聰明的人，因此才獲得彆人的喜愛，於是他就儘力使自己的行為名副其實，造就自己成為他相信的那樣的人。而那些不得寵的孩子呢人們總是罵他們：“你是個笨蛋、窩囊廢、懶鬼，是個遊手好閒的東西!”於是他們就真的養成了這些惡劣的品質，因為人的品行基本上取決於自信。

人們做事也是一樣，對自己冇有信心，做起事來就成了應付，結果也不會令人滿意。但一旦充滿信心去做事時，情緒高漲，把困難視為一種挑戰，工作起來效率就非常高，結果不但讓彆人滿意，自己也會更加充滿自信，那麼，再做其他事時，也會是高效率的。

信心的力量很驚人，它能改變惡劣的現狀，造成令人難以相信的圓滿結局。

比較傾向於以自我為中心的人，在彆人麵前反而是動作頻出，因此，缺乏自信的人容易將彆人看錯。持有自我中心意識的人，因為在行動上違背了自己的本意，所以產生了心理上的緊張；然而，喪失自信的人卻不能看穿對方的緊張。

固執的人有時在眾人麵前卻非常地溫和。在眾人所公認的“溫和派”當中，有些確實是自我意識很強，情緒激烈、且又固執的人。

如果你正在為喪失自己而煩惱，那麼請你記住：自己所深以為敵的，很可能是自己的夥伴；而你一直覺得處處在保護自己的人，很可能是壓抑你的人。此外，在你心目中是自私任性的人，其實可能是感情豐富的；而你覺得熱情的人，也許是冷酷無情的。這一切說明，你正為喪失自信而煩惱，然而擁有健全人際關係的人，很少會為喪失自信而煩惱。

缺乏自信的人總是為了討人喜歡而要求自己必須更好、更優秀才行。他們甚至主觀地認為：實現這些要求是自己生存所不可缺少的，殊不知那不過是主觀上的需要罷了。在客觀的情形下，大可不必如此，彆忘了：越是處在扭曲的關係之中，就越不容易自拔。

擁有自信的人可以不費半點力氣，也能很自然地看清他人的真麵目。可那些真正必須看清彆人真麵目的人，也就是喪失自信的人，卻往往看不透彆人，甚至連自己的真麵目也看不清。

缺乏自信的人，無論在什麼人麵前，都不能在心理上以安定、對等的立場和對方說話。

由此看來，自信，並不會因為你想擁有自信的意誌和願望，你就能夠擁有自信，就像有時候你有想睡的意誌和願意，卻翻來覆去睡不著，道理是一樣的。

由此看來，星星之火可以燎原，信心就好比星星之火，而信心激發的潛能所創造的效率則猶如燎原之勢。

當一個人冇有信心，就什麼樣的行動都拿不出來，從而不想改變自己的生活環境，也不想去幫助其他的人。既然你已擁有控製自己思想、感受和行為的能力，為什麼不拿出積極的行動來呢以往不明白信心對人的影響，因而形成了今天的你，然而此刻是你頭一次可以掌握住信心，為什麼不嘗試改變自己的無力感藉著你學到的道理和技巧，隻要能好好練習，你就必能成為一個高效率的人物。

不要眼睛隻盯著事情的問題表麵來看，要去找出它內在的原因。不要忘了，也許所作的任何不起眼的決定，都會影響到未來的命運。此外也要記住，一切的決定都會有其結果，因此如果不是自己作主，而任由彆人或環境來作主，或者是連想都不想所作決定的後果，而貿然采取行動，結果你花了很多時間去做，卻不會見什麼成效，甚至可能還會釀成滔天大禍。有時候人們所作的決定是為了避開一時的麻煩，結果卻造成了長期的困擾，等到發覺事情不妙了，卻跟自己說那個問題已是病入膏肓、迴天乏術了。

當前人們所麵對的許多問題都很棘手，大部分人認為要想解決恐怕隻有“超人”纔有辦法，這實在是大錯特錯了。要知道在人生所碰上的各樣結果，事實上都是無數很小的決定積累而成，那可能是你個人的決定，也可能是你的家庭、你居住的社區、你工作的單位、你生活的社會、乃至於你所屬的國家所作的決定。一個人的成功或失敗，絕不是因為他作出了石破天驚的大決定，而是在於他每天所作的小小決定，以及根據這個決定所拿出來的行動。

利用衣著來振奮自己的精神並建立自信。

一個心理學老教授常常會在期終考試前勸告他的學生：“為這個考試好好打扮一下吧。打一條新領帶，衣服要燙平，皮鞋要擦亮，讓人看起來有一種容光煥發、精明能乾的感覺，也會使你覺得自己確實很精明乾練。”這位教授的確很瞭解上述原則。請你切實遵守，不要馬虎，因為你的外表形象確實會影響你的情緒，影響你內在的感覺。

當一個經理打扮得像個經理時，就會覺得自己真的是個經理，因而表現出經理的派頭與風度，工作起來勁頭十足。有個推銷員曾說：“除非我看起來好像業務很好，否則不會真的感覺很好。如果想要爭到大訂單，就一定要感覺自己的業績很好才行。”

你的儀表會對你自己說話，當然也會對彆人說話，它可以幫彆人決定對你的看法。雖然從理論上看來，人們應當看重一個人的內在而不是彆人打量你的第一眼，但這種印象很重要，並且會持續下去，在許多方麵影響彆人對你的看法。

得體的儀表能告訴大家：“這是一個精明能乾、很有前途、而且能擔當大任的人。他值得受人器重與信任。他很尊重自己，我也要尊重他。”而衣著邋遢者就令人不敢恭維了，他們的儀表好像在說：“這裡有個落魄的人，他不修邊幅，辦事毫無效率，是那種可有可無的小人物。他根本不值得受人重視，他已經習慣被人使喚。”雖然古語講“人不可貌相、海水不可鬥量。”但實際上，真正能做到的人實在太少了。

一定要記住，你的衣著會對你自己和彆人顯示你的內在氣質，一定要使你的衣著能表現出“這裡有一個很自重的人，他真的很重要，我們也要重視他”。

你應該使彆人都能看到你的優點，更應該創造出完美的形象。

保羅是拿破崙·希爾的一個學生，他一向成績都不錯，但在一次考試中他迫切想拿到甲等成績，結果考場作弊，雖然冇有被髮現，但他內心的罪惡感讓他無法平靜地思考，結果考得一塌糊塗。希爾瞭解情況後，與他的學生進行了一次談話，他這樣說：“保羅，你是這樣迫切要得甲等成績，才作出違背良知的事來。同樣地，在你一生中，也會遇到許多你迫切想要獲得甲等成就的情況，而試圖去做一些違背良知的事情。例如，有一天你因迫切地想促成一筆交易，而不擇手段地誘使客戶掏腰包。這樣成功的機會可能很大，但會產生什麼後果呢罪惡感會纏住你，等你再碰到這位客戶時，你會感到很不自在，懷疑他是否發現你已做了手腳。你的表現也因為心神不定而亂成一團，很可能就無法再繼續做第二、第三、第四筆不斷而來的生意。結果，使用詐術做成的生意反而使自己斷了許多財路。”

“一位聲名顯赫一時的社交名流，因為深怕他的太太會發現他有外遇而心神不定，結果恐懼侵蝕他的信心，什麼事都做不好，這樣怎麼能出效率呢”

我們每個人都有向善的意願。當我們違背這種意願時，就等於把癌細胞放進自己的良知，吞噬信心，並逐漸蔓延擴散。因此，要避免去做任何會使你自問“我會被逮住嗎”的問題。

令人很高興的是，聽了這番話的保羅此時已經瞭解行事正當的實際價值了。

由此可見，“行事正當”能使良知獲得滿足，因而建立自信。“行事出軌”會導致種種消極的結果：第一，罪惡感會腐蝕人們的信心；第二，彆人遲早會發現從此不再信任他們。

心理學家告訴我們，我們能藉著改變實際行動，來改變我們的心態。例如，如果你使自己發笑，你就會覺得真的很好笑；當你挺直腰背時，你就會覺得自己很優秀；相反，你若扮出一副苦瓜臉，心情自然好不到哪兒去。

嘗試著坐到前麵，如果你被允許的話。在各種場閤中，後排的座位總是先被坐滿，大部分占據後排座位的人，除了冇有機會坐到前麵的原因，大部分是希望自己不要“太顯眼”，而他們怕受人注目的主要原因就是缺乏信心。

坐有前麵能建立信心。把它當作一個規則來執行，從現在開始就儘量往前坐，當然，坐前麵會比較顯眼，但這樣更容易使你精神集中，工作更有效率。要記住，有關成功的一切都是顯眼的。

對比行動與不行動的好處與代價

如果人們知道該如何行動起來，有時就需要由彆人提醒他們行動起來的好處，有時又需要弄清楚不行動會出現什麼結果。通過算清楚行動的好處和不行動的害處，人們就能開始行動。

在確信自己應該行動起來之後，下一步就是實實在在地迅速行動起來。要做到這一點，你心中要產生一種緊迫感，這是一種外部的提示。你不要選擇最後的時限開始行動，而應從相反的角度看這個問題，問問你自己：“我最快什麼時候能開始我所能達到的最高效率又是什麼程度呢”人畢竟不會越活越年輕的，你甚至可以把你的目標公之於眾，給自己增加一點鞭策力。

另一個行動起來的方法是製定出進度，按進度規劃做事追求高效率。有時候，這些寫成白紙黑字的東西是能鞭策自己行動的。另外，把一項大任務或大工程分解成容易完成的小任務，做起來效率更高，可使整個計劃得以順利實現。

說到激勵自己提高效率，人們常犯的錯誤是以為可以等到自己想動時才動。不要跌進這個陷阱裡，大概當你乾開了之後，你纔會感到想動。認準了這是一件該做的事，你就應該立即行動起來高效率地完成它。

有了積極性，效率也就自然高了。

成大事者會立刻抓住大好時機，迅速作出重大決定，然後立刻投入行動。如果你想成功，你就要立即行動起來。

個人的積極性會使一切都動起來。積極性導致行動，也調動起衝勁，而衝勁對於成功是無價之寶。

激勵能鼓舞人們作出選擇並行動起來，激勵能夠提供動因。而動因則是在個人體內的“內部催動”，例如本能、熱情、習慣、態度、衝動、願望等，能激勵人們行動起來。

激勵彆人的方法同樣可以用來激勵自己，但兩者之間有一個很大的差彆：自我激勵的激勵因素是內在的，激勵彆人的因素是外在的。

誰來激勵激勵者答案是激勵者自己，其他的辦法行不通。

揀最重要的事先做

每天有許許多多的事情等著我們去做，如果我們不分主次地進行工作，那麼到頭來我們不僅“丟了西瓜”，很有可能我們連“芝麻”也冇有撿到。使一些本來可以“生出效益的時間”白白地浪費掉。

聰明的人，知道如何提高自己做事的效率。

比爾·蓋茨就是一個善於分清主次的人，他每天總是挑最重要事先做，次要的東西放後一點。他在經營理念上也是如此。蓋茨目前可以將絕大部分時間用於自己最摯愛的事業：與為微軟立下汗馬功勞的開發人員齊心協力開發軟件。新角色或許給了他充分發揮最佳才能——敏銳得近乎離奇的預見力的空間，他預見到應將新興軟件技術進行巧妙組合，增值為人們必不可少的符合“行業標準”的產品，而這也將增加對微軟及其他廠商軟件的要求。他適時地融入新工作，並開始指導堪稱所有整合項目鼻祖的longhorn（實際上是windows的全新版本）的開發工作。如果一切進展順利，該款產品可在2005年以後推出。

如果longhorn能夠成為真正意義上的超級windows，它的計算功能將令oracle、sun、aoltimewarner和sony望而卻步。但是這並非蓋茨最關心的，無論是工作還是家庭，都有太多的事情需要他來操持。放棄ceo的職位使得蓋茨重新擁有所鐘愛的晚上和週末的“思考時間”，使他有更多的機會扮演家庭成員的角色，有時間專注於蓋茨及梅林達·蓋茨基金會斥資240億美元救助的艾滋病患者及其他難題。

但很多時候，人們總是被習慣束縛著自己的手腳，在處理問題時總是根據事情的緊迫感，而不是事情的優先程度來安排先後順序，這樣的做法是被動而非主動的，成功人士不可能這樣工作。

時間管理的精髓即在於：有主次之分，設定優先順序。即把要做的事情分成等級和類彆，先做最重要的事，再做次要的事。優先保證最重要的事的時間，就能優先保證做好最重要的工作，從而能夠從大局上控製時間的價值。

比爾·蓋茨認為：那些高效率的人，不管做什麼事情時，首先都用分清主次的辦法來統籌做事。

如何分清主次，大幅度提高自己的做事效率，比爾·蓋茨歸納了三個判斷標準：

首先明白我們必須做什麼

這有兩層意思：是否必須做，是否必須由我做。非做不可，但並非一定要你親自做的事情，可以委派彆人去做，自己隻負責督促。

其次應該明白什麼能給我最高的回報

應該用80％的精力做能帶來最高回報的事情，而用20％的精力做其他事情。（巴萊托定律）

所謂“最高回報”的事情，即是符合“目標要求”或自己會比彆人乾得更高效的事情。

最高回報的地方，也就是最有生產力的地方。這要求我們必須辯證地看待“勤奮”。“業精於勤荒於嬉”。勤，在不同的時代有其不同的內容和要求。過去人們將“三更燈火五更雞”的孜孜不倦視為勤奮的標準，但在快節奏高效率的資訊時代，勤奮需要新的定義了。勤要勤在點子上（最有生產力的地方），這就是當今時代“勤”的特點。

前些年，日本大多數企業家還把下班後加班加點的人視為最好的員工，如今卻不一定了。他們認為一個員工靠加班加點來完成工作，說明他很可能不具備在規定時間內完成任務的能力，工作效率低下。社會隻承認有效勞動。

再其次應該清楚什麼能給我們帶來最大的滿足感

最高回報的事情，並非都能給自己最大的滿足感，均衡纔有和諧滿足。因此，無論你地位如何，總需要分配時間於令人滿足和快樂的事情，惟如此，工作纔是有趣的，並易保持工作的熱情。通過以上“三層過濾”，事情的輕重緩急就很清楚了，然後，以重要性優先排序（注意，人們總有不按重要性順序辦事的傾向），並堅持按這個原則去做，你將會發現，再冇有其他辦法比按重要性辦事更能有效利用時間了。

比爾·蓋茨曾經向效率專家艾維請教“如何更好地執行計劃”的方法。

艾維聲稱可以在10分鐘內就給比爾·蓋茨一樣東西，這東西能把他公司的業績提高50％，然後他遞給比爾·蓋茨一張空白紙，說：“請在這張紙上寫下你明天要做的6件最重要的事。”