做事細節全書 第六章 會做事的人善於時間管理

世界上哪樣東西是最短、最能分割又是最大的，最不受重視，又是最受惋惜的是時間。冇有它，什麼事情都做不成，它使一切渺小的東西歸於消滅，使一切偉大的東西生命不息。而一個會做事的人也必然是一個善於管理自己的時間的人。

與時間拚搏，踏上成功之路

人的一生是有限的，多則百年，少則幾十年。如果一個人一生能活到七十歲，那麼，它的全部時間就是六十萬個小時。如果把一生時間當做一個整體運用，那麼就是到了三四十歲，會認為現在剛剛是起點，即使五六十歲，還有許多有效時間可以利用。但時間又顯得是那樣的容易逝去，如果你隻是活一天算一天，到了三四十歲，就會感到人生的道路已走一半了。人過三十不學藝，結果是無所事事地混過晚年。許多本來可以好好利用的時間，白白地消磨過去。

我們中的許多人都是這樣，隨意把時間浪費掉，那麼，雖然他在此時是自由的，但在即將接踵而來的社會競爭麵前，卻很可能不自由，就會喪失某些原本屬於他的機遇。

一位著名的學者在他的一本關於有效管理時間的書中寫到：“關於管理者的任務的討論，一般都從如何做計劃說起。這樣看來很合乎邏輯。可惜的是管理者的工作計劃，很少真正發生作用。計劃常隻是紙上談兵，常隻是良好的意見而已，而很少轉為成就。

根據我觀察，有效的管理者不是從他們的任務開始，而是從掌握時間開始，他們並不以計劃為起點；認清他們的時間用在什麼地方纔是起點。……”

人在時間中成長，在時間中前進。時間，惟有時間，才能使智力、想象力及知識轉化為成果。人的才能得到充分的發揮，儘快踏上成功之路，若冇有充分利用時間的能力，不能認識自己的時間，計劃自己的時間，管理自己的時間，那隻會失敗。

時間，是成功者前進的階梯。任何人想要成就一番事業，都不可能一蹴而就，必須踩時間的階梯一級一級攀登。

時間是成功者勝利的籌碼。成功要有個定向積累的過程，世界上從來冇有不花費時間便唾手可得的成功，時間對於你工作的成功意義是巨大的。歌德曾後悔地說：“在許多不屬於我本行的事業上浪費了太多的時間，”假如分清主次的話，“我就很可能把最珍貴的金剛石拿到手。”我們再假定，如果歌德活到六七十歲即去世，那他的偉大钜著《浮士德》肯定完成不了。

在當今的社會工作中，時間被看得越來越重要，能否有效地運用時間，提高時間管理的藝術，成為決定成就大小的關鍵因素。由於現代資訊的增加，知識陳舊週期縮短，使人才越來越帶有不固定性。有效地對時間進行利用成為需要。

時間是一種重要的資源，卻無法開拓、積存或是取代，每個人一天的時間都是相同的，但是每個人卻有不同的心態與結果，主要是人們對時間的態度頗為主觀，不同的人，對時間都會抱持著不同的看法，於是在時間的運用上就千變萬化了。

對時間管理應有怎樣的認識，如何與時間拚搏對任何一個人而言，都具有積極的意義。

時間管理，就是如何麵對時間的流動而進行自我的管理，其所持的態度是將過去作為現在改善的參考，把未來作為現在努力的方向，而好好地把握現在，立刻去運用正確的方法做正確的事。要與時間拚搏，就要明白下麵一些理念：時間管理的遠近分配。為了能掌握時間，每一個人可根據自己的目標安排十年的長期計劃，三年或五年的中期計劃甚至季或月的執行計劃，計劃亦可根據不同的職務層次，安排十年的經營目標或三至五年的策略目標。

時間管理的優先順序：為了使有限的時間產生效益，每一個人都應將其設定的目標根據對於自身意義的大小編排出行事的優先順序，其順序為第一優先是重要且緊急的事，第二優先是重要但較不緊急的事，第三優先是較不重要但卻緊急的事，第四優先纔是較重要且並不緊急的例行工作。

時間管理的限製突破：任何的目標達成都會因人、物、財三種資源的限製，而如何客觀地找出這些限製因素，並尋求不同的突破方法，可使得目標的達成度增高，亦表示預期目標的實際性，以避免理想成為空想，時間白白虛度。

時間管理的計劃效率：冇有計劃，行動的效率就會大打折扣，而計劃後也才能看出實際行動中可能產生的風險，以提醒自己注意，使理想與現實能夠結合。

時間管理的結果、評估：任何的行動，都必須對其結果進行評估，以清楚地瞭解目標計劃的超前與落後，各種未曾預測到的限製發生與可能的風險因素，以重新調整或改進，使整個時間的流動皆踏踏實實。

我們要與時間拚搏，就是要有效地管理我們的時間。讓有限的時間對於我們的工作具有更大的意義。

在時間上要永遠比人快一步

能夠把對手“挑落馬下”的人，其實冇有什麼絕招可言，隻不過是在他們出手時，在時間上比對手快了一點。

比爾·蓋茨說：現在的商業競爭，冇有什麼秘密可談，誰能在最短的時間內，發揮出自己的優勢，誰就能“稱王”。

在激烈競爭的商戰中，時間是戰勝對手的一個重要因素，誰在時間上領先一步，就有可能取得節節的勝利。隻有做到這一點才能滿足新時代對人們的要求，並將你的技術革新變得方便實用，這樣，你就會牢牢地占據市場，你也會以此為動力，不斷髮展。比爾·蓋茨在“卓越”軟件的開發上所表現出來的眼光與膽識，就是很好的說明。

現代企業的發展隨著時代和社會的進步已經深深地打上了時間的烙印，對時間的有效利用漸漸成為衡量一個企業健康與否的重要尺度。

在商業競爭中，時間就是效率，時間就是生命，尤其是最具有現代產品性質的電腦軟件更是一種時間性極強的產品，一旦落後於人，就會麵臨失敗的危險。

比爾·蓋茨在長期的實踐中，對這一點體會最深，正是憑藉著這筆難得的財富，他才能總在公司的若乾重大危機關頭，采取斷然措施，搶在彆人前麵，因而獲得了成功。

“永遠比人快一步”是微軟在多年的實戰中，總結出來的一句名言。這句名言在微軟與金瑞德公司的一次爭奪戰中，表現得尤其淋漓儘致。

金瑞德公司根據市場需求，經過潛心研製，推出了一套旨在為那些不能使用電子錶格的客戶提供幫助的“先驅”軟件。這是一個巨大的市場空白，毫無疑問，如果金瑞德公司成功，那麼微軟不僅白白讓出一塊陣地，而且還有其他陣地被占領的危險。

麵對這種情況，比爾·蓋茨感到自己麵臨的形勢十分嚴峻，他為了擊敗對手，迅速做出了反應。1983年9月，微軟秘密地安排了一次小型會議，把公司最高決策人物和軟件專家都集中到西雅圖的蘇克賓館，整整開了2天的“高層峰會”。

在這次會議上，比爾·蓋茨宣佈會議的宗旨隻有一個，那就是儘快推出世界上最高速電子錶格軟件。以趕到金瑞德公司之前占領市場的大部分資源。

微軟的高級技術人員們在明白了形勢的嚴峻之後，紛紛主動請纓，比爾·蓋茨在經過反覆的衡量之後，決定由年輕的工程師麥克爾掛帥組建一個技術攻關小組，主持這套軟件的開發技術。麥克爾與同仁們在技術研討會議上透徹地分析和比較了“先驅”和“耗散計劃”的優劣，議定了新的電子錶格軟件的規格和應具備的特性。

為了使這次計劃得到全麵的落實和執行，比爾·蓋茨冇有隱瞞設計這套電子錶格軟件的意圖，從最後確定的名字“卓越”中，誰都能夠嗅出挑戰者的氣息。

作為這次開發項目的負責人，麥克爾深知自己肩上的擔子的分量，對於他來說，要實現比爾·蓋茨所號召的“永遠領先一步”，首先意味著要超越自我，征服自我。

但是，事情的發展從來都不是一帆風順的，現實往往出乎人們意料。

1984年的元旦是世界計算機史上一個影響深遠的裡程碑，在這一天，蘋果公司宣佈它們正式推出首台個人電腦。

這台被命名為“麥金塔”的陌生來客，是以獨有的圖形“視窗”，為用戶介麵的個人電腦。“麥金塔”以其更好的用戶介麵走向市場，從而向ibmpc個人電腦發起攻勢強烈的挑戰。

比爾·蓋茨聞風而動，立即製定相應的對策，決定放棄“卓越”軟件的設計。而此時，麥克爾和程式設計師們正在揮汗大乾、忘我工作，並且“卓越”電子錶格軟件也已初見雛形。經過再三考慮，比爾·蓋茨還是不得不做出了一個心痛的決定，他正式通知麥克爾放棄“卓越”軟件的開發，轉向為蘋果公司“麥金塔”開發同樣的軟件。

麥克爾得知這一訊息後，百思不得其解，他急匆匆地衝進比爾·蓋茨的辦公室：

“我真不明白你的決定!我們冇日冇夜地乾，為的是什麼金瑞德是在軟件開發上打敗我們的!微軟隻能在這裡奪回失去的一切！”

比爾·蓋茨耐心地向他解釋事情的緣由：

“從長遠來看，‘麥金塔代表了計算機的未來，它是目前最好的用戶介麵電腦，隻有它才能夠充分發揮我們‘卓越的功能，這是ibm個人電腦不能比擬的。從大局著眼，先在麥金塔取得經驗，正是為了今後的發展。”

看到自己負責開發研究的項目半路夭亡，麥克爾不顧比爾·蓋茨的解釋，惱火地嚷道：“這是對我的侮辱。我絕不接受!”

年輕氣盛的麥克爾一氣之下向公司遞交了辭職書。無論比爾·蓋茨怎麼挽留，他也毫不鬆口。不過設計師的職業道德驅使著他儘心儘力地做完善後工作。

麥克爾把已設計好的部分程式向麥金塔電腦移植，並將如何操作“卓越”製作成了錄像帶。之後，便悄悄地離開了微軟。

愛才如命的比爾·蓋茨，在聽說麥克爾離開微軟後，在第一時間裡立即動身親自到他家中做挽留工作，麥克爾欲言又止，始終不肯痛快答應。蓋茨隻好懷著矛盾的心情離開了麥克爾的家。

麥克爾雖然嘴上說不回微軟，但他的內心不僅留戀微軟，而且更敬佩比爾·蓋茨的為人和他天才的創造力。

第二天，當麥克爾出現在微軟大門時，緊張的比爾·蓋茨纔算徹底鬆了一口氣：“上帝，你可總算回來了!”

感激之情溢於言表的麥克爾緊緊擁抱住了早已等候在門前的比爾·蓋茨，此後，他專心致誌地繼續“卓越”軟件的收尾工作，還加班加點為這套軟件加進了一個非常實用的功能——模擬顯示，比彆人領先了一步。

嗅覺靈敏的金瑞德公司也絕非無能之輩，它們也意識到了“麥金塔”的重要意義，併爲之開發名為“天使”的專用軟件，而這，才正是最讓蓋茨擔心的事情。

微軟決心加快“卓越”的研製步伐，搶在“天使”之前，成功推出“卓越”係列產品。半個月後，“卓越”正式研製成功，這一產品在多方麵都遠遠超越了“先驅”軟件，而且功能更加齊全，效果也更完美。因此，產品一經問世，立即獲得巨大的成功，各地的銷售商紛紛上門定貨，一時間，出現了供不應求的局麵。

此後，蘋果公司的麥金塔電腦大量配置卓越軟件。許多人把這次聯姻看成是“天作之合”。而金瑞德公司的“天使”比“卓越”幾乎慢了3周。這3周就決定了兩個企業不同的命運。

隨後的市場調查報告表明：“卓越”的市場占有率遠遠超過了“天使”。將競爭對手甩在後麵，微軟又一次給全世界上了精彩的一課。

在各種各樣的商戰中，誰在時間上贏得主動，誰就能領先一步，在行動中就有了取勝的主動權。這樣，你就會牢牢地占據市場，你也會以此為動力，不斷髮展。比爾·蓋茨在“卓越”軟件的開發上所表現出來的眼光與膽識，就是很好的說明。

誰慢誰就被吃掉

人生就是一場競賽，隻有不斷地奔跑，才能在競爭中不被他人“吃掉”。

比爾·蓋茨說：快速、加速、變速就是這個資訊時代的顯著特征。這種特征隻有每個敢於奮起直追的人才能真正的理解和把握。

在創業初期，比爾·蓋茨他們設計開發的軟件“8086”，似乎是超乎尋常的。比爾·蓋茨安排一位軟件開發工程師做新模擬程式的候選人。可是過了很長時間，他連手冊還冇有寫出來。微軟公司的雷恩和奧裡爾隻好根據英特爾工程師們寫的說明書來搞他們的版本。英特爾的工程師們此時正在設計這個晶片。

這樣，軟件就走到了硬體的前頭。

這樣做似乎冇有必要。但是在那一個階段，微軟公司內部有一種狂熱的工作氣氛，這種氣氛推動著所有的員工拚命工作。在這後麵有一個叫做比爾·蓋茨的“魔鬼”，他不斷地催促說：“快點!快點!”

那時比爾·蓋茨心裡十分清楚，微軟公司這麼乾實際上是在做一次投機冒險。按以往的慣例是：搞項目總是等機器出來，然後各路英雄一路衝殺過去，誰做得好做得快，誰就會成功。

比爾·蓋茨知道：在同一條起跑線上，很難說誰就一定得第一。微軟公司這一次的方法是搶跑。新的計算機做不出來，就算微軟公司白乾了一場。但是，新型計算機做出來了，那誰也彆和微軟公司爭了，微軟公司一定是第一。

微軟公司的這個決策得到了回報，它又一次掙到了錢。

在阿爾伯克基的一切工作都做完後，微軟公司將做一次戰略轉移。為了永遠記住在阿爾伯克基的日日夜夜，微軟公司的各位英豪決定在1978年11月7日這天照一張集體相。

就在這個月，微軟公司完成了全年100萬美元銷售額。精確地說，是135萬多美元。他們帶著這個成績，向著大西北綠草如茵的地方進發了。

在途中，比爾·蓋茨訪問了矽穀的計算機製造商。在一條路上，他得到了警察開具的三張超速行駛的罰單，其中兩張是同一天被同一個警察處罰的。他來來去去都開得太快了。

他用的是微軟的速度。可惜的是，警察並不理解這種速度的含義和這位司機的真實思想。

這是一個速度快得讓人目不暇接的時代，隻有跟得上速度的人，立誌於走在時間前麵的人才能取得成功。比爾·蓋茨的創業成功就證實了這一點。

在日常生活中，你要學會和自己比賽，始終走在時間的前麵，儘可能地超出自己平常的成績。

首先要養成快速的節奏感，克服做事緩慢的習慣，調整你的步伐和行動，這不僅可提高效率，節約時間，給人以良好的作風印象，而且也是健康的表現。

由於科學技術的社會化，人與人在質量、能力（智商）上的差彆越來越小。因此，人發出的能量就取決於其速度。

誰慢誰就會被吃掉。比如：搏擊以快打慢，軍事先下手為強，商戰已從“大魚吃小魚”變為“快魚吃慢魚”。

比爾·蓋茨認為：競爭的實質，就是在最快的時間內做最好的東西。人生最大的成功，就是在最短的時間內達成最多的目標。質量是“常量”，經過努力都可以做好以致於難分伯仲；而時間，永遠是“變量”，一流的質量可以有很多，而最快的冠軍隻有一個。任何領先，都是時間的領先!

我們慢，不是因為我們不快，而是因為對手更快。

下麵的這個《羚羊與獅子》的故事，充分說明瞭這一點。

在非洲的大草原上，一天早晨，曙光剛剛劃破夜空，一隻羚羊從睡夢中猛然驚醒。

“趕快跑!”它想到，“如果慢了，就可能被獅子吃掉!”

於是，起身就跑，向著太陽飛奔而去。

就在羚羊醒來的同時，一隻獅子也驚醒了。

“趕快跑”，獅子想到，“如果慢了，就可能會被餓死!”

於是，起身就跑，也向著太陽奔去。

將時間管理當成比賽會讓你受益無窮。

·能讓平淡無味的工作變得有趣、生動。即便是最有刺激性的工作中也免不了有乏味的事。

·和自己比賽可以激發心理學上的“滿溢狀態”的行為。這是一種內在的變化，時間似乎很少，但你的成果卻很多。

·改善你的工作質量。對於實現你自己的目標應該像優秀的跨欄選手一樣，速度更快、更好，還要求不把柵欄碰倒。

診斷現狀，掌握自己的時間利用

一個人之所以成功，時間管理是非常重要的關鍵因素，如果我們想要成功，就必須讓我們的時間管理做得更好，要把時間管理好，最重要的就是做好以結果為導向的目標管理。

首先，你現在對於時間的心理概念是怎樣的，你要有把事情做好、時間管理好的強烈**；並決定達成作好時間管理的目標；時間管理是一種技巧，觀念與行為有一段差距，必須經常地去演練，才能養成良好的習慣；不斷堅持直到運用自如。

隻有時間管理好，才能夠達到自我理想，建立自我形象，進一步提升自我價值。每個人若能每天節省2小時，一週就至少能節省10小時，一年節省500小時，則生產力就能提高25％以上。每一個人皆擁有一天24小時，而成功的人單位時間的生產力則明顯地較一般人高。

你要明確，要成就一件事情，一定要以目標為導向，纔會把事情做好，把握現在，專注在今天，每一分每一秒都要好好把握。想要作一個工作高手，有兩個關鍵，第一就是工作表現，要有能力去完成工作，而非隻強調其努力與否而已；第二是重視結果，凡事一定要以結果為導向，做出成果來。時間管理好，能讓人更滿足、更快樂、賺取更多的財富、自我價值亦更高。

現在來看一下你的時間是如何使用的。

記錄自己的時間目的在於知道自己的時間是如何耗用的。為此，要記錄時間的耗用情況。要掌握用精力最好的時間乾最重要的事。精力最好的時間，因人而異。每個人都應該掌握自己的生活規律，把自己精力最充沛的時間集中起來，專心去處理最費精力、最重要的工作，否則，常常把最有效的時間切割成無用的或者低效率的零碎時間。試著找到無效的時間，首先應該確定哪些事根本不必做，哪些事做了也是白費功夫。凡發現這類事情，應立即停止這項工作；或者明確應該由彆人乾的工作，包括不必由你乾，或彆人乾比你更合適的，則交給彆人去乾。其次還要檢查自己是否有浪費彆人時間的行為，如有，也應立即停止。消除浪費的時間，因為時間畢竟是個常數，人的精力總是有限的。

分析一下自己的時間都用到哪裡去了，是時間管理的第一步。介紹一個例子，惠普公司總裁柏拉特（lewisplatt）把自己的時間劃分得很好。他花20％的時間和客戶溝通，35％的時間在會議，10％的時間在電話上，5％的時間看公文。剩下來的時間，他花在一些和公司無直接關係，但間接對公司有利的活動上，例如業界共同開發技術的專案、總統召集的關於貿易協商的谘詢委員會。當然，每天也留一些空當時間來處理髮生的情況，例如接受新聞界的訪問等。這是他與他的時間管理顧問仔細研究討論後得出的最佳安排。

對照一下你是否有時間管理不良的征兆看看你是否有以下這些問題：1你是否同時進行著許多個工作方案，但似乎無法全部完成2你是否因顧慮其他的事而無法集中心力來做目前該做的事3如果工作被中斷你會特彆震怒4你是否每夜回家的時候累得精疲力竭卻又覺得好像冇做完什麼事5你是否覺得老是冇有什麼時間做運動或休閒，甚至隻是隨便玩玩也冇空對這些問題，隻要有兩個回答是“是”的話，那你的時間管理就出了問題。

有效的個人時間管理必須對生活的目的加以確立。先去“麵對”並“發現”自己生活的目標在何處，問問自己：“為什麼而忙”“到底想要實現什麼完成什麼”問自己這些問題也不是挺舒服的事，但對自己的生活頗有啟發作用。接下來應要求自己“凡事務必求其完成”，未完成的工作，第二天又回到你的桌上，要你去修改、增訂，因此工作就得再做一次。

你是否瞭解下麵一些時間管理的原則呢

第一，設定工作及生活目標，排好優先次序並照此執行。

第二，每天把要做的事列出一張清單。

第三，停下來想一下現在做什麼事最能有效地利用時間，然後立即去做。

第四，不做無意義的事。

第五，做事力求完成。

第六，立即行動，不可等待、拖延。

設定一個目標的好辦法

設定一個目標，立定標杆、全力以赴：譬如射標，一定要有一個靶，纔會射中標的。同樣地，人生若冇有目標，隻會任由環境影響，而非自己影響環境。根據耶魯大學研究，隻有3％的學生為自己訂下目標，而其他的學生則冇有。經過長時間的研究指出，當初訂下目標的3％學生，其成就遠超過其餘97％學生的總和。

一般人不願為自己設定時間衡量的目標的幾個原因：怕萬一達不到會有失敗感；認為每天過得好好的就可以了；誤將行動當成就；每天忙來忙去，好像很有成就感。其實行動不等於成就，有結果纔算有成就，所以一定要設定成就目標。

嘗試著這樣為自己擬定一個目標並去實現它：

第一，先擬出您期望達到的目標；

第二，列出好處：您達到這目標有什麼好處譬如您有一個目標想買房子，列出買房子對您有哪些好處；

第三，列出可能的障礙點：您要達到此目標之障礙，可能是錢不夠、能力不夠等，一一列舉，同時列出解決的想法；

第四，尋求支援的對象：一般而言，很難靠自己一個人即能達到目標，所以應將尋求支援的對象亦一併列出；

第五，訂出行動計劃：一定要有一個行動計劃；

第六，訂出達成目標的期限。

要實現目標，我們應該做到以下幾個方麵。

消除恐懼：不要擔心失敗，認同每個人一定要有“目標”這個想法。

堅持目標：若不堅持，任由挫折、打擊所擺佈因而放棄，則永遠達不到預定的目標。

一位希望追求成功的人必須能堅持、決不放棄，纔會成功地達到目標。

寫下目標：通常用想的還是不夠，一定要寫下您的目標，才能加深印象，進入我們的潛意識。

設定優先順序：目標可能有很多，一定要排定其優先順序。

擬定計劃：依據目標之優先順序擬定計劃。

對計劃設定優先等級和先後順序。

排定時間：確實做、馬上做。

除掉障礙，尋求合作，充實知識，決定關鍵步驟，人類因夢想而偉大，作偉大的夢、並使它們實現。每天早上重寫一遍您的目標，每天晚上審查這些目標；每天如此做，這樣纔會進到我們的潛意識。

每天作好一個有效的計劃

冇有哪一位足球教練不在賽前向隊員細緻周密地講解比賽的安排和戰術。而且事先的某些計劃也並非一成不變，隨著比賽的進行，教練一定會根據賽情作某些調整。但重要的是，開始前一定要作好計劃。

你最好為你的每一天和每一週訂個計劃，否則你就隻能被迫按照不時放在你桌上的東西去分配你的時間，也就是說，你完全由彆人的行動決定你辦事的優先與輕重次序。這樣你將會發覺你犯了一個嚴重錯誤——每天隻是在應付問題。

為你的每一天定出一個大概的工作計劃與時間表，尤其要特彆重視你當天應該完成的兩三項主要工作。其中一項應該是使你更接近你最重要目標之一的行動。在星期四或星期五，照著這個辦法為下個星期作同樣的計劃。

請記住，冇有任何東西比事前的計劃能促使你把時間更好地集中運用到有效的活動上來。不要讓一天繁忙的工作把你的計劃時間表打亂。

做一張日程表，日程表不僅僅對於那些所謂的老闆有用，每個人都可以從中獲利。

在紙的一邊或在你的記事本上列出某幾段特定時間要做的事情，如開會、約會等。在紙的另一邊列出你“待做”的事項——把你計劃要在一天完成的每一件事情都列出來。然後再審視一番，排定優先順序。表上最重要的事項標上特彆記號。因此，你要排出一兩段特定的時間來辦理。如果時間允許，再按優先順序儘量做完其他工作。不要事無钜細地平均支配時間，同時你要留有足夠的時間來彈性處理突發事項，否則你會因為因小失大完不成主要工作而泄氣。

在使用日程表你應注意“待做事項”有一項很大的缺點，那就是我們通常根據事情的緊急程度來排定。它包括需要立刻加以注意的事項，其中有些事項很重要，有些並不重要。但是它通常不包括那些重要卻不緊急的事項，諸如你要完成但冇有人催你的長遠計劃中的事項和重要的改進項目。

因此，在列出每天“待做事項”時，你一定要花一些時間來審閱你的“目標表”，看看你現在所做的事情是不是有利於你要達到主要的目標，是否與其一致。

在結束每一天工作的時候，你很可能冇有做完“待做事項中所列出的事項，但是你不要因此而心煩。如果你已經按照優先次序完成了其中幾項主要的工作，那麼這正是時間管理所要求的。

不過這裡有一項忠告：如果你把一項工作（它可能並不十分重要）從一天的“待做事項”上移到另一天的工作表上，且不隻是一兩次，這表明你可能是在拖延此事。這時你要向自己承認，你是在打馬虎眼，你就不要再拖延下去了，而應立即想出處理辦法並著手去做。

你最好在每天下班前幾分鐘擬定第二天的工作日程表。如果拖到第二天上午再列工作計劃表，那就容易做得很草率，因為那時又麵臨新的一天的工作壓力。這種情況下排定的工作表上所列的常常隻是緊急事務，而漏掉了重要卻不一定是最緊急的事項。

為某一工作定出較短的時間，也就是說，不要將工作戰線拉得太長，這樣你就會很快地把它完成。這就是你為什麼要定出每日工作計劃的目的所在。冇有這樣的計劃，你對待那些困難或者輕鬆工作就會產生惰性，因為冇有期限或者由於期限較長，你感覺可以以後再說。如果你隻從工作而不是從可用的時間上去著想，就會陷入一種過度追求完美的危機之中。你會钜細不分，且又安慰自己已經把某項次要工作做得很完美，這樣做的結果隻能是主次不分。

嘗試製一張每日時間記事表，根據你自己的狀況不斷加以修正。這種表可以包括兩類：一類是“活動事項”，另一類是“活動的目的”。把一天的辦公時間按你認為合適的標準劃分爲若乾個時間段，然後在上麵打兩個記號，每一類下麵各一個，並且按照需要，在“附註”欄中註明你確實做了些什麼。

你可以把這張表放在一邊的架子上，不使用的時候就看不到它，然後每一個時段結束後簡單填一下。一天累積起來，填寫這張表大概隻要三四分鐘，但是它產生的效果極為驚人。

你會發現，你以前根本說不清楚你的時間究竟都用到哪裡去了。你的記憶力在這方麵是不可靠的，因為我們往往隻記得一天中最重要的事情——也就是我們完成了某些事情的時刻——而忽略掉我們浪費或未能有效利用的時間。瑣碎的事項，小小的分心都不太重要，我們記不住。但這些正是我們最需要辨明並加以修正之處。

填寫這個表兩三天之後，你會驚訝地發現，你有很多地方可以改進。例如，你可能會發現你以前並不知道你竟然花了那麼多的時間去閱讀雜誌、報紙等，因此想找出一個辦法來減少用於這方麵的時間。你也可能會驚訝地發現，你竟然把那麼多時間用在赴約的路上，因此想辦法改進行程，一次去幾個地方，或多利用電話。

不過最重要的是，你會更驚訝地發現，你實際上居然隻用一點點時間做你承認是最優先的事。而和你東奔西走地處理那些次優先的事務相比，你用於計劃、預估時間、探尋和利用時機，以及努力確定目標等的時間真是太少了，這樣你會更清醒。

我們每個人都需要自律，要繪製或填寫時間記事表。當你真正做到之後，保證你會出現一些驚喜的效果。

學會設定時間的優先次序

每個人每天都有非常多的事情要做，為有效管理時間一定要設定優先次序：在日常工作中，有20％的事情可決定80％的成果；目標須與人生、事業的價值觀相互符合，如此纔不致浪費力氣；發展專長，從事高價值的活動；無益身心的低價值活動，會腐蝕我們的精力與精神，儘量不要去做；要設定優先順序，將事情依緊急、不緊急以及重要、不重要分為四大類，一般人每天習慣於應付很多緊急且重要的事，但接下來會去做一些看來緊急其實不太重要的事，整天不知在忙什麼。其實最重要的是要去做重要但是看起來不緊急的事，例如讀書、進修等，若你不優先去做，則你人生遠大的目標將不易實現。

設定優先次序，可將事情區分為五類：必須做的事情；應該做的事情；量力而為的事情；可以委托彆人去做的事情；應該刪除的工作。最好大部分的時間都在做必做和應該做的事情。

時間應如何運用才最有價值一個重要的觀念是要做對的事以及重要的事，而不是把事情做完就可!一般人的習慣是不管所做的事情是否正確，隻知一味地去做，這樣是不對的。惟有努力去做“對”的事情纔會有高產能，要有勇敢的特質，拒絕不重要的事，來者不拒是不好的。

忘掉過去種種，而努力未來。專注於目前有什麼機會上，努力去把握，要有時間的遠景。真正的成功本身是一種態度，亦即要有成功的意念、**、決心，每天要有足夠的時間來做重要的事。

組織時間、保持整潔能夠提升我們的自我價值、自我形象以及自我尊嚴。例如將桌麵保持整潔、做完事立即歸檔、做事隻經手一次，經手五六次才完成就很浪費時間，儘可能一次就把它做完，凡事若能預作準備，纔能有效地掌握時間。

將不用的資料丟掉；將資料轉交給彆人去做；重要的事情一定要馬上去做；有使用價值且重要者才歸檔，根據統計約80％～90％的歸檔資料是不會再去用它。若在五分鐘之內無法找到所要的檔案，就是不好的檔案係統，所以每隔一段時間要整理檔案並將不需要的檔案丟掉。

有毅力、耐心地持續工作，直到完成；做完工作，給自己適度的報酬與獎勵；善於利用內在及外在的巔峰時刻；內在巔峰時刻是指利用自己精神最好的時刻來做重要的事情；外在巔峰時刻是指與彆人接洽時要掌握彆人最有空的時段；善用百分之三十定律：一般人完成工作所需要的時間通常會超出您所預定時間的30％以上；善加規劃能減輕壓力；不要製造藉口，要妥善製訂計劃並將工作完成。

有效的時間專案管理

當在工作上和時間上愈來愈有績效時，你可能會被指派更多的工作，有效的專案管理（組織和執行能力）將是成功的關鍵，其內容包括下列幾個方麵。

多重的工作計劃：若您越能做多重的工作計劃，即代表您的能力越強；

規劃和組織：事先一定要有很好的規劃及組織；

任何事情一定要設定一個期限來完成它；

列出完整的工作清單；

判定限製的步驟：看看哪些事情會影響結果，想辦法解決；

多重工作計劃的管理可依循序法或並行法進行；

指派和授權：事情實在太多，不可能自己一個人完全承擔，有些事情一定要指派給彆人；

當事情指派給彆人時，一定要記得做檢核的動作，檢視對方是否依照自己的理想去做；

凡是可能出錯的都會出錯；

每次出錯的時候，總是在最不可能出錯的地方；

不論您估算多少時間，計劃的完成都會超出期限；

不論您估算多少的開銷，計劃花費都會超出預算；

您做任何事情之前，都必須先做一些準備的工作。

崔西定律：任何工作的困難度與其執行步驟的數目平方成正比。例如完成一件工作有3個執行步驟，則此工作的困難度為9，而完成另一工作有5個執行步驟，則此工作的困難度是25，所以必須簡化工作流程；簡化工作是所有成功主管的共同特質，工作愈簡化，愈不會出問題。

儘量不要浪費時間：一般人在接電話後習慣聊天一陣子，這樣很浪費時間；不重要的會儘量不要召開，開會一定要準時開始及結束，要好好地計劃，纔不會浪費時間；臨時有人敲門拜訪，一閒聊就花掉數十分鐘，所以儘量花費數分鐘即結束。

應克服下列行為或習慣：拖延；猶豫不決；過度承諾；組織能力不佳；缺乏目標；缺乏優先等級；缺乏完成期限；授權能力不佳；權力或責任界定不清；缺乏所需資源。

學會把工作重點擬出來，然於作出抉擇。通常自己就是時間殺手，要設法控製自己。

克服拖延的習慣，要有良好的組織；由重要的事情開始著手工作；培養緊急的意識；以快節奏工作；一旦開始，就不要停止；訂出一段特定的時間工作；從最糟的事情開始；詳細的計劃；不可找藉口；設定截止期限。

明白時間對自己的意義，培養個人的時間管理哲學；要有遠大的眼光；要有延後滿足的能力；培養個人的特質，在行動中自我操練；學習微視，以每分鐘來衡量時間；學習如何說“不”；要視時間等於金錢；要以每小時的工資為基礎，來衡量每一件您被期待去做的事；完成較高價值的工作；時間管理是一生的技巧；平衡與適度：放輕鬆、要休假和運動；確定您的目標與價值一致；下定決心活到100歲。把一天變成48小時。

管住了時間就管住了一切

俗話說“一寸光陰一寸金”，做一個善於管理時間的人，不僅你的事業充滿了發展的機遇，而且，你的人生也充滿快樂。

對時間情有獨鐘的比爾·蓋茨，在和友人的一次交談中說：一個不懂得如何去經營時間的商人，那他就會麵臨被淘汰出局的危險。而如果你管住了時間，那麼就意味著你管住了一切，管住了自己的未來。

如果你開車去一個不熟悉的地方，會不會先不問路或不帶地圖時間管理專家認為，每次花少許時間去預先計劃，收效將會十分顯著。事先花10分鐘籌劃，事中就不必花一個鐘頭去想該做些什麼事。

赫德莉克在他所著的《生活安排五日通》一書裡說：“不要把所有活動都記在腦袋裡，應把要做的事寫下來，讓腦子做更有創意的事情。”

相信筆記，不相信記憶。養成“凡事預則立”的習慣。

善於經營的比爾·蓋茨指出，為時間做預算、做規劃，是管理時間的重要戰略，是時間運籌的第一步。成功目標是管理時間的先導和根據。你應以明確的目標為軸心，對自己的一生做出規劃並排出完成目標的期限。

比爾·蓋茨說：隻有做好充分準備，纔是快速完成工作的保障。

如果你要想成為一個企業管理的行家，你得大致計劃一下，突破一門課程需花多長時間。什麼時候進入管理實踐，向內行學習。你若以搞發明創造為目標，就得在學習科學理論、向他人求教、動手製作、實驗等幾個領域分配好時間和精力。

立計劃，也包括對“預算”的檢查督促。你要經常檢查實現某一短期目標，是否如期完成，可以記工作日誌，或將完成每件事花費的時間記錄下來。

有的人，工作起來似乎一天到晚都很忙，並且常常加班，為何非得加班不可呢多半是由於工作管理拙劣所致，避免加班的關鍵在於行程表的擬訂。總的來說，擬訂週期行程表是件非常重要的事。

我們可以嘗試擬訂行程表，讓自己的工作行程、同事的活動、上司的預定計劃、公司的整體動向等事情得以一目瞭然。

由於自己的工作並非完全孤立，所以必須將它定性在所屬部門的課題、公司整體的課題乃至各界的動向上，方纔能夠加以掌握管理。

隻要嘗試擬訂行程表，原本淩亂不堪的各種預定計劃，就會顯得條理井然起來。

人們之所以工作忙得不可開交，追究其原因是由於老在工作即將截止之前，趕緊手忙腳亂從事加班熬夜之故。這種做法，經常導致工作水平下降。

如果能夠擬訂行程表，設定進修時間、休閒時間、與家人溝通的時間，自己和家人都將因此取得默契、步調一致。此外，通過與家人的溝通瞭解，不但得以減輕日常生活的緊張壓力，而且能夠湧現新的活力。

當然，在生活中我們也有過這種討厭的經驗——我們計劃好了，也準備好按著計劃來一步一步地辦事，可是半途卻節外生枝，把我們的預算弄得一團糟。試過一次，又一次，最後我們放棄了：“算了，走一步瞧一步罷了!”可是這種態度，害人真不淺呀!“走一步瞧一步”拖垮了多少個計劃，毀滅了多少理想，令多少人在下班回家的時候，無精打采，精疲力儘——因為他們根本不知道時間跑到哪裡去了，今天他們成就了什麼事？

揮霍時間生命一空

做一個珍惜時間的人，你的生命就會變得更有意義。

比爾·蓋茨說：揮霍時間就是揮霍生命。揮霍金錢不是最大的浪費，揮霍時間纔是最大的浪費。你不要不在意短短的一分鐘或一秒，也許在那一分鐘或一秒裡，就有改變你一生命運的良機。

也許你的財富無法與比爾·蓋茨相比，但有一樣東西你和他擁有的一樣多，那就是時間。時間的分配對於每一個人來說，都是異常公平的，不論富人或窮人，男人或女人，聰明的或不聰明的，擺在你麵前的時間，每一天都是24小時，絕對不多一分也不少一秒。

但對時間的使用卻是最不公平的，因為有人懂得珍惜，一分掰作二分用，而有人暴殄天物，讓時間隨意溜走，他不知道，對時間的揮霍是一種最大的浪費。有一句告戒的話說得很到位：浪費時間就是糟踐自己。因為無論是誰都無法回過頭去，找到曾經無意之中浪費掉的哪怕是一分鐘的光陰。

如果你學會科學地把握時間、善用時間，就會變得聰明又充實，在適當的時間內做完你應該做的事情。

冇有人真的冇有時間。每個人都有足夠的時間做必須做的事情，至少是最重要的事情。在同樣多的時間裡，卻能夠做更多的事情，他們不是有更多的時間，而是更善於利用時間。

凡是在事業上有所成就的人，都是惜時如金的人。無論是老闆還是打工族，一個做事有計劃的人，總是能判斷自己麵對的顧客在生意上的價值，如果有很多不必要的廢話，他們都會想出一個收場的辦法。同時，他們也絕對不會在彆人的上班時間，去和對方海闊天空地談些與工作無關的話，因為這樣做實際上是在妨礙彆人的工作，浪費彆人的生命。

懂得節省時間的人，是對生命的一種尊重。尤其在生意場上，如果你是一個部門的經理，整天與顧客們打交道，就更應該懂得時間對自己的價值。在這裡告訴你一個既簡單又實用的方法：當你與來客把事情談妥後，應該很有禮貌地站起來，與客人握手告彆，並誠懇地告訴客人自己很願意再多談一會，因為我們的談話很愉快，可是今天的事情太多，隻能另尋機會了。這種委婉的推脫之辭，客人們都會接受也都會理解，而且，對你的誠懇態度也會非常滿意。

在時間就是金錢，時間就是效益的今天。真正乾大事的人，他們從來不願意多耗費一點一滴的寶貴資本——時間。

商人最可貴的本領之一就是與任何人交往，都簡捷迅達。這是一般成功者都具有的通行證。與人接洽生意能以最少時間產生最大效率的人，恐怕冇有人能與比爾·蓋茨相比。為了珍惜時間他招致了許多人的怨恨，其實人人都應該把比爾·蓋茨作為這一方麵的典範，因為人人都應具有這種珍惜時間的美德。

比爾·蓋茨每天上午9點30分準時進入辦公室，下午5點回家。有人對比爾·蓋茨的資本進行了計算後說，他每分鐘的收入是50美元，但比爾·蓋茨認為不隻這些。所以，除了與生意上有特彆關係的人商談外，他與人談話一般不會超過5分鐘。

通常，比爾·蓋茨總是在一間很大的辦公室裡，與許多員工一起工作，他不是一個人呆在房間裡工作。比爾·蓋茨會隨時指揮他手下的員工，按照他的計劃去行事。如果你走進他那間大辦公室，是很容易見到他的，但如果你冇有重要的事情，他是絕對不會歡迎你的。

做為一個公司的當家人，比爾·蓋茨能夠準確地判斷出一個人來接洽的到底是什麼事。當你對他說話時，一切轉彎抹角的方法都會失去效力，他能夠立刻判斷出你的真實意圖。這種卓越的判斷力使比爾·蓋茨贏取了許多寶貴的時間。有些人本來就冇有什麼重要事情需要接洽，隻是想找個人聊聊天，而耗費了工作繁忙的人許多重要的時間。比爾·蓋茨對這種人簡直是恨之入骨。

三心二意就會浪費時間

有意識地訓練自己在利用時間方麵的本領。你才能從時間裡找到自己更多的人生價值。

比爾·蓋茨說：不管是學得更快，還是乾得更快，都是一個效率問題。

如何在你的日常工作和生活中，使效率得到充分的顯示？比爾·蓋茨認為最實用、最重要的方法則是——集中精力、高度投入。三心二意，心猿意馬，絕不可能換來高效率，就是天才也不行。反之，有效地把精力、時間集中在當前所做的事情上，就可以產生能量聚焦效應。高度專注、高度投入，這是提高效率最簡單最有效的秘訣。

比爾·蓋茨從小就精力過人，從小就極愛思考，一迷上某事便能全身心投入。在湖濱中學讀書時，常按自己的興趣愛好來安排學習。比爾·蓋茨在喜歡的課程上狠下功夫，學得非常棒，如數學和閱讀方麵。每次父母看到比爾拿回來的成績單，儘管他們知道比爾在一些課程上會學得更好，但他們並冇有拉下臉來責備比爾·蓋茨。因為他們知道這樣的學習纔是高效的學習，才能始終保持那種難得的專注意誌，從而有利於將來創造人生的大業。

那些成功的人士，其實冇有什麼超人的本領，如果說有的話，他們隻不過比彆人更善於利用時間、管理時間。

珍惜我們的時光吧，彆把這寶貴的時光白白浪費，彆讓我們臨江而呼，逝者如斯夫，不複還，我們不求長遠，隻求現在的每一個腳步，一步，兩步，步步跨入明天，這樣我們的生活才能更充實，生命也纔會因此更加絢麗多彩。

零碎時間的把握

我們每天的生活和工作時間中都有很多零碎時間，如有人約你一起吃中飯而遲到，於是你隻能等待；或在銀行排隊而向前移動緩慢時，不要把這些短暫的時間白白耗掉，你完全可以利用這些時間來做一些平常來不及做的事情。

不要認為這種零碎時間隻能用來例行公事或辦些不大重要的雜事。最優先的工作也可以在這少許的時間來做。如果你照著“分階段法”去做，把主要工作分為許多小的“立即可做的工作”，你隨時都可以做些費時不多卻重要的工作。

因此，如果你的時間因為那些效率低的人的影響而浪費掉了，請記著：這還是你自己的過失，不是彆人的過失。

小額投資足以致富的道理顯而易見，然而，很少有人注意，零碎時間的掌握卻足以叫人成功。在人人喊忙的現代社會裡，一個愈忙的人，時間被分割得愈厲害，無形中時間也相對流失更迅速，其實這些零碎時間往往可以用來做一些小卻有意義的事情。例如袋子裡隨時放著小賬本，利用時間做個小結，保證省下許多力氣，而且隨時掌握自己的荷包。

常常趕場的人一定要抓住機會反覆翻閱日程表，以免大意遺忘一些小事或約會，同時也可以盤算到底什麼時候該為家人或自己安排個休假了。

想想自己的工作還有什麼值得改進的地方，嘗試給公司寫幾條建議等。隻要你善於發現，小時間往往能辦大事。

時間如同一個罐子，如果把幾塊石頭當作你已經有效利用的時間放進去，當然罐子並未被裝滿。接著你可以抓一些沙子撒進去，這下罐子看起來似乎是滿了，但如果你再往裡麵倒一些水，罐子還是能容納的。可見時間的總量是固定的，而對於每個人有效利用的部分來說，各自卻不一樣。有人隻放進去幾塊甚至一塊石頭，有些人卻利用了沙子般的時間，而最善於利用時間的人已經能把時間看成水一樣運用自如了。當然，不能隻顧著沙子和水。石塊還是最重要的，不要因小失大。

重視你所擁有的今天

試想，從現在開始，每天給你1萬元現金，任憑花用，但其中的規定是“不可以用在貸款或分期付款，而且在每天過完的時候，冇用掉的部分會消失，無法存起來。”麵對這樣的情況，你會如何使用這筆錢呢

乍聽之下，彷彿相當過癮!每天有1萬元，嗯，好多東西可以買，也可以去吃各種大餐，或到處去玩。問題是生活中有多少東西會需要再三地汰舊換新；有多少吃的地方可以讓我們不斷地換口味，就算重複去吃也吃不膩還有玩的地方是否也能一再重遊，仍不失其吸引力

這個比喻，不就是我們每天所使用的17個小時嗎（若說睡眠平均是7個鐘頭的話）這1萬元不就是我們眼睛一睜開所麵對的一天。這一天會被我們用在上班，或在家帶孩子，其中包括吃飯、坐車。仔細一瞧，在辦公室中我們每天見到的同事都是同樣的那些人，客戶也差不多，就是同樣那幾個類型，而且即便是發生了狀況，連狀況也大概隻有幾種!隻要在某種環境待了一陣子，日子多趨於規律而平常，惟有的差異是工作量的大小，至於個人需要的聰明才智，解決問題的方法，在每天的生活中也都差不多。

我們如何能在每天使用那1萬元時，按照“心中有譜”的方式去花用呢如果不是太肯定錢該花在哪兒，還可以讓它留在口袋裡，等我們想清楚再說，但時間卻不等待。你是那種前一夜上床前，心中即對第2天的開始充滿期待，早上一醒來就有一些已安排好了的事件、活動等著去做，還是無論身體狀況如何，心境總是落寞，生活總是平淡而無趣，是很單調的“忙”而已

所以，時間該如何管理它不能存、不能留、不能零存整付，好像隻能安排，於是時間管理好像變成一種詛咒，我們如何把它當做一種功課來做如何變被動為主動我們怎樣才能在上天給我們的挑戰中不認輸

請拿出我們“精打細算”的本性，正如在準備付錢的時候，我們心裡很清楚自己會有什麼樣的獲得，無論精神的或物質的，都按照原來的期待一一發生。

最重要的是要把握今天。一位良好的時間管理應該認識到一點，今天是我們惟一能夠運用的時間，一定要理性支配。過去已經是一去不回，明天隻是未來之事。世界上一件事情的完成，都是由於某一個人或某些人認識到了：隻有今天是行動的惟一時間，是那可以獲得的成就。好好地利用吧。

最後，不要忘了時間也意味著休息。

有這樣一首古愛爾蘭歌謠：

運用時間去工作——這是成功的代價；

費點時間去思索——這是力量的泉源；

花點時間去遊戲——這是青春永駐的秘密；

抽出時間來閱讀——這是智慧的基礎；

勻出時間來對人友好——這是通往快樂的大道；

要點時間來夢想——使你挾泰山以超北海；

找出時間去愛人和被愛——這是上蒼的恩典；

尋找點時間放眼四顧——這是通往無私的捷徑；

用些時間放聲大笑——這是靈魂的音樂。

我們的工作與生活常汲汲於目標的實現，然而與實現目標同時並進的，是我們對生活鬆緊的正確調適。

設定目標，追求成功是一種習慣。放鬆自己，以退為進也是幫助我們成功的一條捷徑和法則!

想一想，你有多久冇有放鬆自己了你有多少時間冇有陪伴家人了你有多久冇有到電影院或百貨公司了你有多久冇有外出旅遊了你有多久冇有讓自己的頭腦好好地休息了

把一些事讓他人去做

做事要有方法，這樣你才能擁有更多屬於自己的時間，使人生更有價值。

比爾·蓋茨說：每天都有許多事來到我的麵前，我不可能一一把所有的事做完，但又不能把那些事置之不理，為瞭解決

這個問題，我學會了“安排”，就是把一些事讓他人去做。

有時我們認為萬事非我不可，不放心把事情交給彆人，不肯放手，不肯找人來取代，不曉得怎樣委派，使自己忙得顧了東顧不了西，不能理智地麵對困難，不能果斷地把握機會……結果隻能是忙、忙、忙，到頭來是忙來忙去一場空。

下麵是微軟公司軟件工程師查理先生親身經曆的一件事。

有一天，查理夫婦來找比爾·蓋茨，向他請教一些家庭管理問題。他們夫妻養育了七個孩子，家裡又忙又亂，太太一天忙到晚都忙不過來，變得脾氣暴躁，心情變得很壞，身體精神都瀕臨崩潰。而那位先生呢他回家就好像是上戰場，感受不到半點家庭樂趣。

比爾·蓋茨於是告訴那位先生說：“你們的困難癥結是因為你的太太工作太過勞累，她出儘全力也做不清家務。你雇個傭人幫她吧!”

椐比爾·蓋茨所知：他們家庭的經濟狀況很不錯，彆說雇一個傭人，就算兩三個也不成問題。

當他向夫妻二人提出這個建議時，立刻遭到了查理太太反對：“不行。我不許彆人來照顧我的丈夫和孩子。”

比爾·蓋茨耐心地向她做說服工作，反覆地向她解釋說她現在冇有能力照顧他們，講得率直點，她那種有心無力反而正在折磨她所愛的人。

後來，夫妻二人接受了比爾·蓋茨的建議，雇了個傭人——太太輕鬆多了，丈夫也得到安慰，孩子們也快樂了。

從這件事中，我們可以得到這樣的啟示：

·彆做不需要做的，

·彆做其他人可以做的，

·將你現在做的事，分些給彆人。

這是行政管理的金科玉律，你也可以效法一下。讓彆人替你去做你乾得十分吃力的事，使你從中解脫出來，全身心地去做那些對你來說得心應手的事。

在時間管理學中，有一個著名的概念，叫“猴子管理”，也是講述這個道理的，它是由美國的肯尼·布蘭查德（kenhblanchard）、威廉·奧肯（williancken）與豪爾·伯羅斯（halburrows）在其名著《一分鐘經理碰上猴子》（theonemiutemanagermeetsthenkey）一書中提出的。它已經成了“接手他人的當然責任”的代名詞。

現在把它介紹給大家：

為什麼有些經理人總是覺得時間不夠用，而他們的屬下卻老是冇有工作做

這些經理人也許會辨稱：“也許我不應該抱怨彆人總是少不了我，也許是我想讓自己變成不可或缺，來獲得工作上的安全感。”

“一分鐘經理”大不以為然。他解釋說，不可或缺的經理人會對組織構成傷害，而不是組織內的重要人物，尤其是當他們阻礙到彆人的工作時，自認為自己是不可取代的人，通常都會因為他們對組織所造成的傷害，而丟掉官位。此外，高級經理人不能夠冒風險提升在其目前工作崗位上不可或缺的人，因為他們並未培育接班人……你的問題就是猴子。

誰托著“猴子”

一分鐘經理以一個極其生動、充分反映生活的例子，來解說這個定義——經過走廊時，老闆碰到公司的一個員工，他說：“老闆，早安!我能不能和你談一下我碰到了一個問題。”

老闆必須去瞭解屬下的問題，於是就站在走廊上聽他詳細敘述問題的來龍去脈。替人解決問題一向是老闆的最愛，老闆專心地聽他述說。當最後老闆舉起手來看手錶時，原以為短短五分鐘的時間，竟然是三十分鐘。走廊上的討論，耽誤了老闆到達目的地的時間。老闆對這個問題所瞭解的，隻能讓老闆決定，他必須介入這件事，但他所獲得的資訊並不足以做成任何決策。

於是老闆說：“這是個很重要的問題。但是我現在冇有足夠的時間和你討論。讓我先考慮一下，回頭再找你談。”

然後，他們倆各自離開。

做為一個旁觀者，你可以很清楚地看到故事中所發生的事情。如果你身在其中，要看清楚真相就比較困難了。在他們倆在走廊見麵之前，猴子是在老闆的屬下的背上。就在他們談話的時候，由於彼此的互相考慮，此時，猴子的兩隻腳分彆搭在他們倆個人的背上。但是當老闆表示“讓我考慮一下，回頭再找你”時，猴子的腳便由老闆屬下的背上，移轉到老闆的背上，而老闆的屬下則減輕了負擔，輕鬆地走開了。因為，這時候，猴子的兩隻腳都放在老闆的背上。

現在，讓我們假設，當時所考慮的事情歸老闆屬下工作的一部分。讓我們再進一步假設，他有能力對他自己所提出的問題提出一些解決方案。如果事實果真如此的話，當老闆允許那隻猴子跳到自己背上時，等於自告奮勇去做屬下所應該做的兩件事：

·把問題的責任由對方手上移過來。

·答應對方要向他提出進度報告。

每一隻猴子都需要人照料、監督。

在剛纔所描述的狀況下，你可以看到，老闆接下了員工的角色，而老闆的屬下則扮演監督者的角色。第二天，屬下到老闆辦公室好幾次，提醒老闆：

“老闆，事情辦得怎樣了”

如果老闆的解決方法不能讓他滿意，他會“強迫”老闆去做這件原本該他做的事。

為此，管好猴子要注意以下幾點：

·猴子生病了，要找出治病的方法。

·這是誰家的猴子，猴子由執行者餵養。

·替猴子保險，給予建議，立即行動。

·定期檢查猴子的身體。

安排時間有技巧

如果你是一個熱愛生命熱愛生活的人，就在時間麵前做一個精打細算的人，那麼，你的時間就會越擠越多。

比爾·蓋茨說：時間就像海綿裡的水，隻要你用心去擠，它總是有的。

在美國有一個非常具有想象力的鐘表匠，他為了讓大家每天可以多得一個小時，製造了一種特彆的計時器，每分鐘隻有57.6秒。這樣他從每分鐘裡擠出了2.4秒，一天下來多了近60分鐘。

如果你是一個善於使用時間的人，就是不用他的這種計時器，你每天照樣可以擠出一個小時，並且受益無窮。

如果你按照比爾·蓋茨的說法去做，想信你會認同的：

配合自己的精神狀態去工作

據有關專家研究顯示，人的正常體溫在一天之中的變化可相差達1.65攝氏度之多。體溫變化的模式會影響你的工作效率、精神集中程度及心理狀態。

按照一般人的習慣，人們的身體狀況通常是在早上的8、9點鐘和傍晚的中段神誌最清楚。下午的時候人會感到越來越想睡，下午兩三點鐘是工作效率的“低穀”。體溫在下午6點鐘到8點鐘達到高峰之後，很多人會精神減退。

所以，用你的工作效率最高的時間處理困難的事情，或者從事創意思考。工作效率低的時間則用來看報、整理檔案、打掃或清理信件。

把每天的工作排成一張清單，並按照重要程度排序

如果你是一個公司的職員，把每天的工作都列成一張工作清單，並按照重要程度用數字給它們排次序。要是事情較多，就把最迫切的列為“甲類”，次要的列為“乙”類，再其次是“丙”類，或者用不同顏色的筆來分類。

按輕重緩急分類“處理”

揀出重要的檔案，加以分類：“處理”（須處理或須交托彆人去做的），“閱瀆”（一有空就要看檔案）以及“存檔”（將來可供參考的檔案）。把“處理”的一堆放在顯眼的地方，其餘兩堆則放在一旁。隻把主要的檔案放在辦公桌上，你就可以避免分心而浪費時間。

讓辦公室的門半掩著或閉門謝客

許多人喜歡說他們辦公室的門是永遠打開的。然而，如果每個不速之客都接待，你也許辦不成什麼事。應該找些委婉的方式保護自己，避免突如其來的乾擾浪費你的時間。公共關係專家列維把他的開門政策稍加變化——讓門半掩著。這意義很清楚：他其實不想讓你進去。但真有要應付不速之客的另一個辦法：告訴對方你事務繁雜，向他道歉，然後請他在你不忙或工作效率較低的時間再來。

掛斷來電不受乾擾

電話最能幫助我們節省時間，也最能浪費我們的時間。《時間管理新法》一書的作者麥肯齊說，想把長篇大論的來電掛斷可以先定個時限，然後用“大致上就是這樣了……“之類的話題暗示交談應該結束了。打電話之前要弄清楚打電話的用意。如果你要談好幾件事，就先記下來，然後一一照著談。忙碌的人會希望你直截了當。如果不想讓自己打出的電話不受歡迎，就要記下你通常要打電話的對象什麼時候最不忙；更好的辦法是先約定時間再打重要的電話。

不要光等

如果知道等候是不可避免的，可以隨身帶些閱讀的材料。公事包或者檔案夾裡放些檔案、報告、刊物或剪報。

稍作休息

儘量利用時間並不等於必須每一刻都埋頭苦乾。做日常工作之際稍作休息，可以幫助你稍後做得更快更好。中午打個盹可以恢複體力，運動一下也可以讓頭腦清醒，身體放鬆，。就算隻是交替做深淺呼吸10分鐘，也有鬆弛身心的作用，令你精神煥發。