通訊禮儀 4．信函溝通技巧

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\"content\": \"在通訊時，除了發信人在寫信時要遵守書信程式以外，通訊雙方在寫信、發信以及收信等一係列具體環節上，均有許多技巧與規範應該掌握。\\n\\n◆寫信\\n\\n在寫信時，寫信人應注意的主要問題是，要儘可能地使書信禮貌、完整、清楚、正確、簡潔。\\n\\n（1）禮貌。寫信人在寫信時，要像真正麵對收信人一樣，以必要的禮貌，去向對方表達自己的恭敬之意。其中的一個重要做法，就是要儘量多使用謙詞與敬語。\\n\\n例如，在信文前段稱呼收信人時，可使用諸如“尊敬的”、“敬愛的”一類的提稱詞。對對方的問候必不可少，對對方親友亦應依禮致意。在信文後段，還應使用規範的祝福語，等等。\\n\\n（2）完整。在寫信時，為了避免傳輸錯誤資訊，必須使書信的基本內容“按部就班”，完整無缺。\\n\\n例如，在信文中提到收到對方來信，或是在末尾落款時，不可一筆帶過，而應準確到具體日期。一般要求寫明幾月幾日，必要時還須寫明何年何月何日何時。\\n\\n在書寫信封時，雙方的郵編不可缺少。另外，在書寫收信人及發信人地址時，要力求其完整，而不宜采用簡稱。惟有如此，方能確保書信被及時送達，或是因故被退還時不至於丟失。\\n\\n（3）清楚。書寫信函時，必須使之清晰可辨。要做到至關重要的一條，在書信裡敘事表意時，要層次明、條理清、有頭有尾。切勿天馬行空、雲山霧罩，令人疑惑叢生，不知所雲。\\n\\n（4）正確。在寫信時，不論是稱呼、敘事，還是遣詞、造句，都必須認真做到正確無誤。\\n\\n在信中，堅決不要出現錯字、彆字、漏字、代用字或自造字，也不要為了省事，而用漢語拚音或外文替代不會寫的字。\\n\\n在書寫收信人姓名、地址、以及愛稱時，不應出現任何差錯。\\n\\n在信封上，於收信人姓名之後書寫的稱呼，是專供郵遞員或帶信人使用的，而並非發信人對收信人所用的稱呼，因此像“爸爸”、“奶奶”、“小弟”之類的私人稱呼，是不宜出現的。\\n\\n（5）簡潔。寫信如同作文一樣，同樣講究言簡意賅，適可而止。在一般情況下，寫信應當“有事言事，言罷即止”，切勿揚揚灑灑，無休無止，空耗筆墨，浪費時間。\\n\\n當然應當避免為使書信簡潔而矯枉過正，走另一個極端，過分地惜墨如金，而使書信通篇冰冷乏味。比方說，像“爸：冇錢，快寄！”這樣一封某大學生寫給其父的電報式家書，連起碼的人情味都冇有，便是簡潔失當了。\\n\\n◆發信\\n\\n寫畢書信之後，寫信者在準備寄發信件時，還有一係列的事情要做。在發信之時，下述禮儀規範亦不可不知。\\n\\n（1）摺疊。寫好信後，將信箋裝入信封時，不可令其過大或過小。在摺疊信箋時，既不要隨手亂折，也冇有必要搞上纏下繞，邊角對插，過分神秘。\\n\\n摺疊信箋的常規方法有四：一是先將信箋三等分縱向摺疊，然後再將其橫折，並令其兩端一高一低。此法叫作“以低示己法”，意在表示謙恭之意。\\n\\n二是在摺疊信箋時，有意將收信人姓名外露。它叫“外露姓名法”，可令收信人產生親切感。\\n\\n三是先將信箋縱向對摺，隨即在折線處再往裡卷折1厘米～2厘米寬，最後再將其橫向對摺。此法叫作“公函折信法”，多用於因公通訊。\\n\\n四是將信箋先橫向對摺兩次，然後再將其縱向摺疊到可以裝入信封之中的長度。此法稱為“隨意摺疊法”，適用於日常通訊之時。\\n\\n（2）裝入。摺好信箋，將其正式裝入信封時，要注意的問題是：一定要將其推至信封的頂端，並且令其與信封的封口之處留有大約1厘米左右的距離。這樣做的好處是，收信人將來拆閱書信時，因為發信人早已“留有餘地”，信箋便不易被“傷筋動骨”，影響閱讀了。\\n\\n（3）附件。有些時候，發信人在信封之內往往還要裝入其他一些書信的附件。在處理這一問題時，應當注意三點。\\n\\n第一，要符合有關方麵的具體規定。不要違規，亂裝違禁物品。\\n\\n第二，要保持信封的平整、美觀。不要因所裝附件過多，而令其膨脹不堪，甚至因而“開膛破肚”。\\n\\n第三，要向收信人交待明確。在信文之中，要對附件的數量寫得一清二楚，必要時還可要求收信人“收到即告”，免得對方“查無實據”。\\n\\n（4）郵資。通過郵局寄發的信件，應自覺按規定交付足夠的郵資，不要缺資、欠資，大家都不方便。\\n\\n需要自己在信封上貼郵票的話，應將其端端正正地貼好，而切勿“見縫插針”，隨便亂貼郵票。貼一枚郵票時，按慣例，應將其貼在信封正麵（橫式信封）右上角的指定之處。\\n\\n在一般情況下，最好不要在一封信上貼多枚郵票。非得這麼做時，則須將其一併貼在信封背麵的封口之處。\\n\\n（5）封閉。信箋裝入信封後，信封應否封閉的問題，不可不加任何分彆地一概而論。\\n\\n根據現行的習慣做法，通過郵局寄達的信件，其信封必須一律封口。而托請他人代交的信件，其信封則原則上不宜封閉。之所以要這樣辦，在前者，是為了恪守個人**，保障通訊秘密；在後者，則主要是表示對托帶者的信任與尊重。\\n\\n◆收信\\n\\n接到他人來信後，收信人在禮儀方麵有下列五點需要認真加以注意的事項。\\n\\n（1）守法。我國現行憲法之中明文規定：“中華人民共和國公民的通訊自由和通訊秘密受法律保護。”這等於告訴人們：任何扣留、私拆、偷閱他人信件的行為，都是觸犯法律的。因此，在人際交往中接觸書信，尤其是替他人收取的書信時，務必要具有良好的法律意識，切勿違法。即使自己扣留、私拆、偷閱他人的信件僅僅是為了跟彆人開開玩笑，也是絕對不許可的。\\n\\n（2）拆信。收到他人來信，通常先要拆啟，才能進行閱讀。拆閱他人信件時的具體做法是否得當，不僅涉及來信能否保持完整無缺，而且也間接體現著收信人的個人修養。\\n\\n拆信時，一要確保信箋的完好，二要注意信封拆啟後的美觀。拆信的最佳之處，當推信封的封口處。有可能的話，最好利用刀、剪拆信，而不要直接下手去撕。無論如何，都不要把信封拆得“犬牙交錯”，“遍體鱗傷”。\\n\\n（3）儲存。收到他人來信後，切勿亂扔、亂塞。未經發信人本人允許，千萬不要隨便將對方的來信公開發表，或是到處進行傳閱。這樣做，對對方是非常不尊重的。\\n\\n對於需要長期儲存的書信，可整理在一起，或裝訂成冊，然後妥為收藏。對於毋須保留的書信，可集中起來，以火焚燬，或用碎紙機進行破壞性處理。但是不宜將其作為垃圾扔掉，或是當成廢紙賣掉。\\n\\n（4）即複。在一般情況下，收到他人來信之後，應當立即去做的頭一件事，就是儘可能快地回覆對方的來信。應當說，及時覆信，不僅僅是一種對對方表示尊重的禮貌，而且也是做人應當具備的一種美德。\\n\\n對於他人的來信，隻收不複，或者能拖便拖，得過且過，不但會令發信人耽心他的來信是否丟失，而且還有可能會延誤正事。\\n\\n有人在回覆他人來信時，總喜歡說什麼：“因為太忙，遲複為歉，希望見諒”雲雲。其實，這種說法根本站不住腳。因為隻要牽掛對方，再忙的人也能擠出回一封信的時間來。忙不能成為遲複他人來信的理由。\\n\\n若是對他人的來信一拖了事，乾脆不作答覆，讓對方覺得自己杳無音信，則更是通訊之大忌。\\n\\n（5）迴應。對於他人的來信，不僅要及時給予回覆，而且在覆信之中，還應當善解人意地對對方來信中需要迴應的問題，一一作答。\\n\\n特彆需要注意的是，對於他人來信之中提及的問題，如有可能，應當及時在覆信中給予答覆。對於確需延後回答或不能解答的問題，在覆信時要說明具體原因，或者是將延後回答所需要的大致時間，及時相告於對方。不要避而不談，或是含糊作答。\\n\\n對於他人在來信之中求助於自己的問題，能夠出手相助，最好儘力而為。由於種種原因，難於相助於人的話，亦應及時覆信，並在信中申明具體困難，向對方致歉，或請求對方予以諒解。\\n\\n二、電話鈴響了——電話禮儀\\n\\n電話是現代重要的通訊工具。自1876年第一部電話問世以來，因其具有傳遞資訊及時、快捷、迅速，聲音真實確切，通達地域廣泛等一係列優點，所以，受到人們的普遍歡迎和重視。至今，電話已廣泛應用於國際國內、城市鄉村、各行各業、千家萬戶。電話的種類也越來越多，不同種類的電話既具有相同的功能，又具有不同的服務對象和使用方法。因此，我們有必要瞭解和掌握有關電話的基本常識以及使用電話的方法和禮儀。\\n\\n\"

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